Hola a todes,

para esta entrada he pensado en uno de los espacios en los que más difícil me resulta orientarme: mi puesto de trabajo. He pensado que sería interesante explorar cómo indicarle a un cliente, de manera formal y a través de un correo, cómo llegar hasta mi oficina. Para añadirle complejidad, lo he hecho en inglés ya que trabajo en Alemania y me manejo en este idioma con mis clientes (lo pongo en castellano debajo). Los nombres son inventados.

To: Mike Florens
From: Ben Díaz
Topic: Indications to my office
Text:

Hi Mike, I hope you’re good.

For your reference, I am sending some tips so you can find me when in here.

Since you’re coming by car, use «Arriweg» in your GPS or Google Maps to arrive at the factory; if you drive through a railway level crossing first and a tight bridge over a small river later, you’re good! Right after the panel «Langsam fahren» and the 30km/h traffic sign, leave your car at the big outdoor parking lot to the left.

Now, easy: walk straight ahead through the white fence until you see a yellow door at your left, and get in: you’ll be at the reception. Just turn right twice, and walk upstairs until the first floor – that’s the end of the stair anyway! Turn left following the stair railing, and left again as soon as you can: I’m on the third door; my name is on a small banner.

Believe me, you can’t get lost – but to make it even easier, here’s a small plot. Have a safe trip!

Traducción al castellano:

Hola Mike, espero que te encuentres bien.

Para tu referencia, te envío algunas indicaciones para encontrarme cuando estés aquí.

Ya que vienes en coche, utiliza «Arriweg» en tu GPS o Google Maps para llegar a la fábrica; si conduces a través de un paso a nivel primero y un puente estrecho sobre un río pequeño luego, ¡estás en el sitio correcto! Justo después del panel «Langsam fahren» y la señal de 30km/h, deja tu coche en el gran aparcamiento al aire libre de la derecha.

Ahora, fácil: camina recto a través de la valla blanca hasta que veas una puerta amarilla a tu derecha, y entra: estarás en la recepción. Gira a tu derecha dos veces, y sube las escaleras a la primera planta – ¡no hay otra! Gira a la derecha siguiendo la barandilla, y otra vez a la izquierda tan pronto como puedas: yo estoy en la tercera puerta; mi nombre está en un cartelito.

Créeme, no tiene pérdida – pero para hacerlo aún más fácil, aquí te dejo un pequeño plano -. ¡Que tengas buen viaje! 

Estrategia utilizada.

Se trata de un edificio corporativo de carácter profesional en el que se comparte una planta de manufactura y almacenamiento con varias oficinas. Esto lo convierte en un espacio de características bastante peculiares y por tanto se requiere una descripción un tanto inusual, dado que el énfasis de la señalética se centra en la seguridad y la logística y no en la bienvenida a clientes. Utilizo por tanto este énfasis como primera referencia, citando las señales «langsam fahren» (conduce despacio) y la señal máxima de velocidad a 30km/h.

A simple vista se puede observar que hay mucho margen de mejora en el espacio, ya que hay deficiencias en cuanto a los tres objetivos de la señalética:

1. Orientación. No hay ningún tipo de indicación de en dónde se encuentra la recepción, más allá de paneles muy básicos y en tipografías pequeñas (poco legibles). El espacio está optimizado para el paso de camiones, lo cual dificulta la seguridad del viandante cuando cruza al interior del edificio.
2. Interpretación. Si bien el edificio cuenta en su interior la historia de la empresa al detalle, no hay nada en el exterior que ayude a entender el carácter de la fábrica ni el por qué de los elementos que allí se encuentran, a pesar de estar en plena naturaleza y al lado de un río.
3. Identidad. Aunque la marca es totalmente icónica y muy conocida internacionalmente, los elementos de branding son muy básicos y descolocados, dando una imagen de fábrica vieja y poco consistente.

Dadas estas circunstancias, he decidido descartar la utilización de un plano arquitectónico al uso para utilizar un código de colores muy ligado a la explicación del correo (como en el caso de la puerta amarilla de entrada). Lo primero que he intentado es que la explicación fuese muy escueta, ya que un e-mail debe ser breve y conciso. Esto me da también la posibilidad de copiarlo como un mensaje de Teams o WhatsApp si es necesario. El plano actúa por tanto como refuerzo de la explicación, y no como una alternativa a la misma – resulta intuitivo buscar en el plano si la explicación se ha entendido. En azul dejo todo aquello que es estructural, especificando como contorno las paredes, mientras que los espacios practicables pero cerrados (oficinas, almacenes, etc) se muestran en color sólido. En rojo muestro áreas en las que creo que el cliente puede confundirse, junto a una «X» claramente identificable como «error» o «prohibido». También en la indicación de las oficinas a las que no debe acceder. Evito los números porque el usuario no verá números en la ubicación real. Por otro lado, uso las leyendas directamente sobre el espacio para que sea más sencillo interpretarlo y les doy el mismo color que al objeto que representan, como en el caso de las ventanas azul oscuro, o la varandilla magenta (ambos elementos muy identificativos a nivel estructural, motivo por el que son incluidos en el plano). El verde (que gracias a los semáforos se interpreta como «paso libre» o acertado) es el color clave porque no sólo indica el trayecto a seguir sino también el objetivo final: mi oficina. Al puntear el recorrido facilito que el cliente entienda que ha de caminar (también en aplicaciones como Google Maps el trayecto andando se encuentra punteado). Para que se entienda con claridad el concepto de escalera y la diferencia entre bajo y primer piso, utilizo las leyendas «arriba» y «abajo» en inglés.

También como estrategia he dedicido darle una nota de humor al plano con el «You made it!» final (lo has conseguido), lo cual le resta complejidad a la tarea y le permite al lector concentrarse más en el objetivo. El texto explicativo también utiliza esa ligereza y humor, siempre quitándole carga mental a la tarea y utilizando técnicas de refuerzo positivo («es fácil», «no tiene pérdida», etc.).

Creo que los seres humanos nos guiamos mucho por la cartelería y el color; en caso de ausencia en interiores, sin duda puertas, ventanas y escaleras son nuestros puntos de referencia y los que entendemos de manera más intuitiva. Y en el exterior, la primera referencia cuando se conduce es sin duda las señales de tráfico, rotondas y semáforos. En caso de ausencia en lugares concretos, solemos guiarnos por elementos naturales de gran impacto como ríos, montañas, o elementos de la naturaleza puntuales como árboles o piedras.

¡Quedo con muchas ganas de leer vuestros comentarios!

Un saludo.